In vier Wochen zum individuellen Messestand

Egal ob kleines oder großes Unternehmen, Messen zählen in vielen Betrieben zu den festen Bestandteilen der Marketing- und Vertriebsstrategie. In der Regel beginnen die Planungen für eine Messe bereits viele Monate vor dem eigentlichen Auftritt. Doch was tun, wenn die Entscheidung für eine Messeteilnahme spontan fällt und beispielsweise nur vier Wochen bis zum Start bleiben? Lässt sich in diesem kurzen Zeitraum noch ein erfolgreicher und individueller Auftritt realisieren? Wir sagen: Ja. Mit ein wenig Organisationsgeschick und Disziplin, einem detaillierten Zeitplan und den richtigen Partnern an Ihrer Seite schaffen Sie diese Aufgabe mühelos.

Messeplanung in vier Wochen – die wichtigsten Schritte

Will man in nur 30 Tagen einen Messeauftritt erfolgreich meistern, heißt die Devise: umdenken. Sie können davon ausgehen, dass Sie nur in den seltensten Fällen einen Messebauer ausfindig machen, der so kurzfristig einen Messestand individuell konzipiert und umsetzt. Ausnahmen gibt es natürlich hin und wieder, aber davon kann man nicht ausgehen. Sinnvoll ist es in jedem Fall, bezüglich Workflow, Zeitablauf und Standgestaltung in Alternativen zu denken.

Erste Woche

Schritt 1: Überlegen Sie sich ein passendes Motto für Ihren Messeauftritt
Haben Sie dieses gefunden, sind Sie schon einen entscheidenden Schritt weiter. Denn das Motto gibt die Richtung für alle folgenden Maßnahmen vor. Für Kundeneinladungen, Werbemittel, Presseinformationen, Standgestaltung und vieles mehr.

Schritt 2: Erledigen Sie die Formalitäten und nehmen Sie die wichtigsten Buchungen vor
Meist geht dies bequem online über den sogenannten Ausstellershop.

• Reservieren Sie beim Messeveranstalter ihren Stand (inkl. Strom, Wasser, Licht, Internet/WLAN)
• Buchen Sie Hotel und Tickets für An- und Abreise (Tipp: Spätanreise nach 18 Uhr)
• Buchen Sie Standpersonal, Hostessen und bei Bedarf eine Spedition
• Nehmen Sie Ihre Eintragung im Ausstellerverzeichnis vor
• Beantragen Sie alle notwendigen Ausweise wie Ausstellerausweise, Parkausweise, Aufbauausweise etc.
• Informieren Sie sich über Auf- und Abbautermine, über Sicherheitsbestimmungen und bauliche Vorgaben. Klären Sie, ob und in welcher Form Stauraum für Aussteller zur Verfügung steht.

Schritt 3: Laden Sie Kunden und Geschäftspartner zur Messe ein
Je früher Sie die Einladung versenden, desto mehr Besucher werden Sie empfangen. Unsere Tipps: Schicken Sie Ihren Kunden, Partnern und Lieferanten Gratis-Tickets. Die Einladungen können Sie wie einen Flyer gestalten, im Overnight in Auftrag geben und dann klassisch auf dem Postweg versenden. Möchten Sie Zeit sparen, empfehlen wir den Versand von Einladung und Tickets per E-Mail. Viele Messeveranstalter stellen die Tickets als Onlinetickets zur Verfügung. Sie lassen sich einfach in die Mail integrieren. Schreiben Sie als Betreffzeile: Einladung zur Messe, formulieren Sie einen netten Einladungstext, integrieren Sie das Online-Ticket und schon kann die Einladung raus.

Schritt 4: Bestellen Sie Werbemittel und Give-aways
Haben Sie das Motto, bestellen Sie noch vor der Standgestaltung alle Werbe- und Promotionartikel. Klingt ungewöhnlich? Ja, aber in der Regel haben diese individuell bedruckten Artikel eine mehrwöchige Lieferzeit. Deshalb sollten Sie Ihre Bestellung so schnell wie möglich in Auftrag geben. Von welchen Artikeln wir sprechen? Beispielsweise von bedruckten Tragetaschen, Schlüsselbändern, Kugelschreibern, Feuerzeugen u.v.m..
Tipp: Auch Kalender sind auf Messen immer gerne gesehen. Wenn Sie auf Herbstmessen bereits Kalender für das nächste Jahr verteilen, sparen Sie zudem Versandkosten.

Schritt 5: Konzipieren Sie den Messestand
Die Konzeption Ihres Messestandes ist das Kernstück der Messeplanung. Wenn Sie keinen Messebauer zur Hand haben, empfehlen wir: Stöbern Sie im Angebot von Onlinedruckereien unter dem Bereich Werbetechnik. Dort können Sie in kurzer Zeit individuell bedruckte Module für Ihren Stand bestellen wie Messetheken, Textilfaltsysteme, Spannrahmenstellwände, Roll-Ups, Sitzwürfel, Liegestühle, Bodenaufkleber, wiederverwendbare Haftfolie und vieles mehr.
Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Module mit Beleuchtung.

Das sind die wichtigsten Schritte für die erste Woche. Sie werden sehen, der Einsatz zahlt sich aus!

Zweite Woche

Schritt 1: Gestalten und bestellen Sie alle restlichen Werbemittel
Dazu zählen auch Werbemittel in Printform wie Blöcke, Kalender, bedruckte Servietten, Kataloge etc.

Schritt 2: Bestellen Sie das Messe-Outfit für Ihr Standpersonal
Egal ob bedrucktes Polo-Shirt oder bestickte Bluse bzw. Hemd. Online bestellt ist die Kleidung durchaus zehn Werktage später bei Ihnen.

Schritt 3: Bestellen Sie die Ausstattung für den Messestand
Die Lieferzeit von zahlreichen FLYERALARM Werbetechnik Produkten liegt durchschnittlich zwischen sieben und neun Werktagen. Ihre Bestellung und die korrekten Druckdaten sollten deshalb Mitte der Woche bei uns eingegangen sein.

Schritt 4: Starten Sie die Pressekommunikation
Stellen Sie Ihre Presseunterlagen zusammen, versenden Sie eine Pressemitteilung, laden Sie Pressevertreter auf Ihren Stand ein und: auch ein Pressefach auf der Messe können Sie jetzt noch immer buchen.

Dritte Woche

Schritt 1: Organisieren Sie Ihre Standparty
Networking und Kommunikation mit Ausstellern und Besuchern geht am besten mit einer Standparty oder einem Get-together in der Messehalle. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeit. Sollten Sie sich für eine Standparty entscheiden, denken Sie an die Genehmigung durch den Messeveranstalter und Meldepflichten wie beispielsweise an die GEMA. Übrigens: Standpartys müssen nicht am Abend vor Messestart oder am ersten Messetag stattfinden. Auch am zweiten oder dritten Tag freuen sich die Besucher über einen abwechslungsreichen Abend. Tipp: Drucken Sie im Vorfeld der Messe kleine Einladungskarten und verteilen Sie diese am Stand persönlich an Ihre Besucher.  

Schritt 2: Organisieren Sie die Multi-Media-Ausstattung für Ihren Stand
Ihnen fehlt noch ein Flatscreen, ein Laptop oder ein Tablet? Jetzt ist die Zeit, dies zu bestellen oder zu mieten.

Schritt 3: Organisieren Sie Geschirr und Bewirtung

Schritt 4: Klären Sie Auf- und Abbau

In der dritten Woche haben Sie zudem noch Zeit, letzte Printwerbemittel oder fehlende Standausstattung in Auftrag zu geben. Flyer, Visitenkarten, Getränkedosen und zahlreiche andere Werbemittel erhalten Sie oft im Express, Overnight oder sogar Same Day. Vergessen Sie nicht den Druck von Gesprächsnotizen für die spätere Messenachbereitung und Erfolgsmessung. Und: Überprüfen Sie die Planungen für die Anreise mit dem Auto.

Vierte Woche

Die vierte Woche steht ganz im Zeichen von Anreise, Standaufbau- und Standabnahme. Finden Sie sich rechtzeitig vor Ort ein, stehen Sie als Ansprechpartner für Messeveranstalter und Aufbau-Team zur Verfügung. Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Standpersonal ausführlich zu briefen.
Noch ein letzter Tipp am Rande: Packen Sie Kaffeemaschine und Verpflegung als letztes in ihren Transporter. Wenn Sie Ihre Mitstreiter mit Kaffeeduft und belegten Sandwiches während der Aufbauzeit empfangen, dann punkten Sie schon jetzt bei Ihrem Standteam.

Alle Planungsinhalte haben wir für Sie in einer Infografik zusammengestellt. Einfach hier klicken und downloaden.

PDF zum Download: Infografik Messestand